वर्जीनिया सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA), स्थित § 2.2-3700 एट. वर्जीनिया कोड का एक हिस्सा, कॉमनवेल्थ के नागरिकों और मीडिया के प्रतिनिधियों को सार्वजनिक निकायों, सार्वजनिक अधिकारियों और सार्वजनिक कर्मचारियों के सार्वजनिक रिकॉर्ड तक पहुँच की गारंटी देता है।

सार्वजनिक रिकॉर्ड कोई भी लेखन या रिकॉर्डिंग है - चाहे वह कागजी रिकॉर्ड हो, इलेक्ट्रॉनिक फाइल हो, ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग हो या कोई अन्य प्रारूप हो - जो किसी सार्वजनिक निकाय या उसके अधिकारियों, कर्मचारियों या एजेंटों द्वारा सार्वजनिक व्यवसाय के लेन-देन में तैयार किया गया हो, स्वामित्व में हो या कब्जे में हो। सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड को खुला माना जाता है, और केवल तभी रोका जा सकता है जब कोई विशिष्ट, वैधानिक छूट लागू होती हो।

FOIA की नीति में कहा गया है कि FOIA का उद्देश्य सभी व्यक्तियों में सरकारी गतिविधियों के बारे में जागरूकता बढ़ाना है। इस नीति को आगे बढ़ाते हुए, FOIA यह अपेक्षा करता है कि कानून की व्याख्या उदारतापूर्वक, पहुंच के पक्ष में की जाए, तथा सार्वजनिक अभिलेखों को रोके रखने की अनुमति देने वाली किसी भी छूट की व्याख्या संकीर्ण रूप से की जाए।

आपके जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) संबंधी अधिकार

• आपको सार्वजनिक रिकॉर्ड या दोनों की जांच करने या उनकी कॉपियां पाने का अनुरोध करने का अधिकार है।
• आपको यह अनुरोध करने का अधिकार है कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए किसी भी शुल्क का पहले से अनुमान लगाया जाए।
• अगर आपको विश्वास है कि आपके जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) संबंधी अधिकारों का उल्लंघन हुआ है, तो आप जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए ज़िला या सर्किट न्यायालय में याचिका दायर कर सकते हैं।

Virginia Commission for the Arts से रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करना

• आप यूएस मेल, फैक्स, ई-मेल, व्यक्तिगत रूप से या फोन पर रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकते हैं। FOIA के लिए यह ज़रूरी नहीं है कि आपका अनुरोध लिखित रूप में हो, न ही आपको ख़ास तौर पर यह बताने की ज़रूरत है कि आप FOIA के तहत रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं। व्यावहारिक दृष्टिकोण से, यह आपके और आपके अनुरोध को प्राप्त करने वाले व्यक्ति दोनों के लिए आपका अनुरोध लिखित रूप में रखने में सहायक हो सकता है। यह आपको अपने अनुरोध का रिकॉर्ड बनाने की अनुमति देता है। यह हमें एक स्पष्ट विवरण भी देता है कि आप किस रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, ताकि मौखिक अनुरोध पर कोई गलतफहमी न हो। हालाँकि, अगर आप इसे लिखित रूप में नहीं देना चुनते हैं, तो हम आपके FOIA अनुरोध का जवाब देने से इनकार नहीं कर सकते।
• आपके अनुरोध में उन रिकॉर्ड की पहचान होनी चाहिए जिन्हें आप "उचित विशिष्टता" के साथ मांग रहे हैं। यह एक सामान्य समझ का मानक है। यह आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड की मात्रा या संख्या को संदर्भित नहीं करता है या उन्हें सीमित नहीं करता है; बल्कि, यह ज़रूरी है कि आप पर्याप्त रूप से विशिष्ट हों ताकि हम उन रिकॉर्ड को पहचान और ढूंढ सकें जिन्हें आप खोज रहे हैं।
• आपके अनुरोध में मौजूदा रिकॉर्ड या दस्तावेज़ मांगे जाने चाहिए। FOIA आपको रिकॉर्ड देखने या कॉपी करने का अधिकार देता है; यह ऐसी स्थिति पर लागू नहीं होता है जहाँ आप वर्जीनिया कमीशन फ़ॉर द आर्ट्स के काम के बारे में सामान्य सवाल पूछ रहे हैं, और न ही इसके लिए Virginia Commission for the Arts को ऐसा रिकॉर्ड बनाने की ज़रूरत है जो मौजूद ही नहीं है।
• आप बिज़नेस के नियमित कोर्स में Virginia Commission for the Arts द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले किसी भी फ़ॉर्मेट में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्राप्त करना चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर आप किसी Excel डेटाबेस में बनाए गए रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप उन रिकॉर्ड्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से, ईमेल के जरिए या कंप्यूटर डिस्क पर प्राप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं, या उन रिकॉर्ड की एक प्रिंटेड कॉपी प्राप्त कर सकते हैं
• अगर आपके अनुरोध के बारे में हमारे कोई प्रश्न हैं, तो कृपया यह स्पष्ट करने के लिए स्टाफ़ की कोशिशों में सहयोग करें कि आप किस तरह के रिकॉर्ड ढूंढ रहे हैं, या किसी बड़े अनुरोध के जवाब के बारे में किसी उचित अनुबंध तक पहुँचने का प्रयास करें। FOIA अनुरोध करना कोई विरोधात्मक प्रक्रिया नहीं है, लेकिन हमें आपके अनुरोध पर आपसे चर्चा करने की आवश्यकता हो सकती है, ताकि हम यह समझ सकें कि आप क्या रिकॉर्ड मांग रहे हैं।

वर्जीनिया कमीशन फ़ॉर द आर्ट्स से रिकॉर्ड का अनुरोध करने के लिए, आप अपना अनुरोध एग्जीक्यूटिव डायरेक्टर, मेन स्ट्रीट सेंटर, 600 ईस्ट मेन स्ट्रीट, सुइट 330, रिचमंड, VA 23219 या (804) 225-3132 या (804) 225-4327 (फ़ैक्स) या colleen.messick@vca.virginia.gov को निर्देशित कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, सूचना की स्वतंत्रता सलाहकार परिषद (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) FOIA के बारे में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए उपलब्ध है। काउंसिल से foiacouncil@leg.state.va.us पर ईमेल से संपर्क किया जा सकता है या (804) 225-3056 या [टोल-फ़्री] 1-866-448-4100 पर फ़ोन से संपर्क किया जा सकता है।

आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए वर्जीनिया कमीशन फॉर द आर्ट्स की ज़िम्मेदारियाँ

• Virginia Commission for the Arts को आपके अनुरोध का जवाब मिलने के पाँच कार्य दिवसों के अंदर देना होगा। आपका अनुरोध मिलने के अगले दिन “पहला दिन” माना जाता है। पाँच दिन की अवधि में वीकेंड या छुट्टियां शामिल नहीं होती हैं।
• वर्जीनिया कमीशन फ़ॉर द आर्ट्स से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए आपके अनुरोध का कारण अप्रासंगिक है, और आपके अनुरोध का जवाब देने से पहले हम आपसे यह नहीं पूछ सकते कि आपको रिकॉर्ड क्यों चाहिए। हालाँकि, FOIA वर्जीनिया कमीशन फ़ॉर द आर्ट्स को आपको अपना नाम और कानूनी पता देने के लिए कहने की अनुमति देता है।
• FOIA के लिए ज़रूरी है कि Virginia Commission for the Arts पांच दिन की समयावधि में आपके अनुरोध पर निम्नलिखित में से कोई एक प्रतिक्रिया दे:
  1. हम आपको वे रिकॉर्ड उपलब्ध कराते हैं, जिनका आपने अनुरोध किया है, उनका पूरा
  2. आपके द्वारा अनुरोध किए गए सभी रिकॉर्ड हमारे पास हैं, क्योंकि सभी रिकॉर्ड एक खास वैधानिक छूट के अधीन हैं। अगर सभी रिकॉर्ड रोके जा रहे हैं, तो हमें आपको लिखित रूप में जवाब भेजना होगा। उस लेखन से रिकॉर्ड के वॉल्यूम और विषय वस्तु की पहचान करनी चाहिए, और वर्जीनिया कोड का वह खास सेक्शन बताना चाहिए जिससे हम रिकॉर्ड वापस ले सकते हैं।
  3. हम आपके द्वारा अनुरोध किए गए कुछ रिकॉर्ड प्रदान करते हैं लेकिन अन्य रिकॉर्ड वापस लेते हैं। अगर इसके सिर्फ़ एक हिस्से पर छूट दी जाए, तो हम पूरा रिकॉर्ड वापस नहीं ले सकते। ऐसी स्थिति में, हम रिकॉर्ड के उस हिस्से को संपादित कर सकते हैं जिसे रोका जा सकता है और आपको बाकी रिकॉर्ड देना होगा। हमें आपको वर्जीनिया कोड के खास सेक्शन के बारे में एक लिखित जवाब देना होगा, जिससे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के कुछ हिस्सों को वापस रखा जा सकता है।
• अगर वर्जीनिया कमीशन फ़ॉर द आर्ट्स के लिए पाँच दिन की अवधि में आपके अनुरोध का जवाब देना व्यावहारिक रूप से असंभव है, तो हमें इसे लिखित रूप में बताना होगा, जिसमें उन स्थितियों के बारे में बताया जाएगा, जिनसे जवाब असंभव हो जाता है। इससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए सात और कार्यदिवस मिलेंगे, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए कुल 12 कार्यदिवस मिलेंगे।
• अगर आप बहुत बड़ी संख्या में रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते हैं और हमें लगता है कि हम अपनी अन्य संगठनात्मक ज़िम्मेदारियों में बाधा डाले बिना आपको 12 दिनों के अंदर रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं करा सकते हैं, तो हम आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए कोर्ट में याचिका लगा सकते हैं। हालांकि, FOIA के अनुसार, हमें अदालत में जाकर अधिक समय मांगने से पहले उत्पादन या रिकॉर्ड के संबंध में आपके साथ समझौते पर पहुंचने के लिए उचित प्रयास करना होगा।

लागतें

• आपको उन रिकॉर्ड्स के लिए भुगतान करना पड़ सकता है, जिनका आप Virginia Commission for the Arts से अनुरोध करते हैं। FOIA की मदद से हम FOIA अनुरोधों का जवाब देने की असल लागत के लिए शुल्क ले सकते हैं। इसमें वे आइटम शामिल होंगे जैसे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड खोजने में स्टाफ का समय, कॉपी करने का खर्च, या अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की सप्लाई से सीधे संबंधित कोई भी अन्य लागत। इसमें सामान्य ओवरहेड लागत शामिल नहीं हो सकती।
• अगर हमें लगता है कि आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए $200 से ज़्यादा का खर्च आएगा, तो आपके अनुरोध के अनुसार आगे बढ़ने से पहले, हमें आपको डिपॉज़िट का भुगतान करना होगा, अनुमान के मुताबिक राशि से ज़्यादा नहीं। जिन पांच दिनों में हमें आपके अनुरोध का जवाब देना है, उसमें हमारे द्वारा डिपॉजिट मांगे जाने और आपके जवाब देने के बीच का समय शामिल नहीं है।
• आप अनुरोध कर सकते हैं कि हम आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए शुल्क का अग्रिम अनुमान प्रदान करें। यह आपको किसी भी लागत के बारे में पहले से जानकारी देगा, या अनुमानित लागत को कम करने के प्रयास में अपने अनुरोध को संशोधित करने का अवसर प्रदान करेगा।
• अगर आपको हमारे ऊपर पिछले FOIA अनुरोध का पैसा देना है, जिसका भुगतान 30 से अधिक दिनों से नहीं किया गया है, तो Virginia Commission for the Arts को आपके नए FOIA अनुरोध का जवाब देने से पहले पुराने देय बिल के भुगतान की आवश्यकता हो सकती है।

आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली छूटें

वर्जीनिया कोड की मदद से कोई भी सार्वजनिक निकाय, सार्वजनिक जानकारी से जुड़े कुछ रिकॉर्ड वापस ले सकता है। Virginia Commission for the Arts आमतौर पर इन छूटों के साथ रिकॉर्ड वापस ले लेता है:

• कार्मिक रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1 (वर्जीनिया कोड का 1)
• रिकॉर्ड्स अटॉर्नी क्लाइंट के विशेषाधिकार (§ 2) के अधीन हैं। 2-3705। 1 (2))
  या अटॉर्नी वर्क प्रॉडक्ट (§ 2। 2-3705। 1 (3))
• वेंडर की मालिकाना जानकारी (§ 2। 2-3705। 1 (6))
• कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से पहले, बातचीत से संबंधित रिकॉर्ड और कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से संबंधित रिकॉर्ड
  (§ 2। 2-3705। 1 (12))